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兰州财经大学研究生档案管理办法(修订)
2017-06-13 16:12  

 

一、总

第一条 为进一步加强研究生档案管理工作,不断提高研究生档案管理工作水平,根据教育部《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校学生档案管理办法》的有关规定,结合我校研究生教育和管理的实际情况,特制定本办法。

第二条学位管理与研究生工作处研究生培养办公室(简称培养办)是我校按国家计划招收的全日制研究生在校期间档案的保存和管理部门。

               二、研究生档案材料的收集

第三条 学位管理与研究生工作处研究生招生办公室(简称研招办)在研究生复试后、寄发录取通知书前,根据研究生新生拟录取名单,向生源所在单位调档,接收档案。

第四条到档案后,研招办应认真审查登记并妥善保管;敦促未上交的学生及时补齐档案。档案材料包括:1、入学前本(专)科毕业学校档案材料;2、入学前参加工作期间的工资、考核、职务(职称)和劳动合同等人事档案相关材料。

第五条研招办完成入学资格审查后,将研究生档案全部材料及档案登记表移交至培养办,经办人当面检查验收,经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份,交接双方各执一份。

                    三、研究生档案材料的整理和归档

第六条 培养办在收到档案材料后,登记并妥善保管。培养办负责督促各培养单位整理归档以下材料,并在研究生毕业前整理封装。

1.入学材料:报名登记表;

2.学习材料:研究生在读期间各类课程学习成绩登记表;

3.学籍材料:研究生学籍登记表;

4.毕业材料:高校毕业生登记表和全国毕业研究生就业通知书等材料;

5.学位材料:研究生学位申请和学位授予等材料;

6.奖励材料:研究生在读期间获得得各级表彰奖励的材料及其它获奖评审证明材料;

7.处分材料:研究生在读期间违反校规校纪及触犯国家法律等形成的各类警告以上处分材料;

8.组织材料:入党相关材料,参加民主党派相关材料;

9.出国材料:在国外(境外)学习、进修情况或鉴定等材料;

10.其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。

第七条研究生在读期间各类归档材料应符合以下要求:

1.归档材料应当完整真实,有形成材料的主办单位签章及日期。个人文字材料应当有本人签字;

2.归档材料应使用规范的办公用纸及文字;

3.归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的,应当在复印件上注明原件保管单位并加盖公章。

                    四、研究生档案材料的移交转递

第八条毕业研究生的档案转递工作,由培养办按以下规定进行:

1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生,其档案寄送至毕业生报到单位的人事部门;

2.考取外校博士研究生的硕士毕业生,其档案寄送至博士研究生录取院校;

3.毕业前的未就业的学生档案,学校统一将其档案转至毕业生登记的档案寄送地址。

第九条 申请出国或退学的研究生,其档案征求研究生本人意见后,寄送至学生登记的档案接收地址。

第十条当年未报到入学的研究生新生,其档案转回档案来源单位。

第十一条因其他原因导致无法转递而滞留的档案,由培养办转至学校档案馆统一保管。

              五、研究生档案的查阅与使用

第十二条校内外相关部门和个人,确因工作需要查阅研究生档案,应遵守以下规定:

1.校内有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的,须提供所在部门或单位出具的书面申请,经学位管理与研究生处负责人批准后,在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案,并按规定予以登记。

2.校外有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的,应当持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信,出具有关身份证明,说明查阅内容及目的,经学位管理与研究生处负责人批准后,方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案,并按规定予以登记。

3.档案管理人员应当在查阅者归还档案时,认真核对、清点档案材料。

第十三条研究生档案一般不予借阅,确因工作需要必须借阅的,应当由借阅单位出具证明,说明借阅理由及归还时间,经学位管理与研究生处负责人批准后方可办理借阅手续。

研究生档案借阅要约定借期,若情况特殊需延期的,应补办借阅手续。外借档案归还时,档案管理人员应根据档案目录核对材料,履行归还手续。 

第十四条查(借)阅研究生档案时,应当严格遵守保密制度和阅档规定,不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第十五条研究生本人不得查阅个人档案。确有极特殊原因需要复制本人相关档案材料的,须由研究生本人提交书面申请,经学位管理与研究生处负责人批准后,由档案管理人员按规定办理。

第十六条除应届毕业生外,研究生以本科身份报考公务员或事业单位,在进入政审环节时,学位管理与研究生处不提供档案查阅、借阅,不提供任何相关政审材料。

                  六、附

第十七条本办法适用于兰州财经大学各类全日制研究生的档案管理。

第十八条 本办法自发布之日起施行,原《兰州商学院研究生档案管理办法》(兰商院发[2007]241号)同时废止。

第十九条本办法由学位管理与研究生工作处负责解释。

 

 

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